Produktives Arbeiten im digitalisierten Zeitalter – eine Illusion?

Unternehmen müssen Weichen stellen

Die
Arbeitswelt unterliegt einem stetigen Wandel und hat sich in den
letzten zehn Jahren nachhaltig verändert. Wie wirkt sich die heutige
Arbeitswelt auf die Mitarbeiter aus? Mit welchen Anforderungen haben die
Erwerbstätigen zu kämpfen? „Der digitale Wandel fordert viel von den
Mitarbeitern: ständige Erreichbarkeit, Multitasking, hoher Lärmpegel in
Großraumbüros und ständige Störungen wie aufploppende E-Mails,
Telefonanrufe und Arbeiten auf Zuruf“, so Dr. Consuela Utsch,
Geschäftsführerin der Acuroc GmbH. Wie können Mitarbeiter trotz der
veränderten Arbeitswelt noch effizient und produktiv arbeiten? Sind
Unternehmen auf die Anforderungen des digitalisierten Zeitalters
vorbereitet? Welche Weichen müssen Unternehmen stellen, um einerseits
Mitarbeiter vor Überforderung zu schützen und andererseits die Effizienz
und Produktivität zu steigern?

Im Strudel der Anforderungen

Mit
einem Ohr am Telefon, parallel die E-Mails kontrollieren und
gleichzeitig einen Text überarbeiten – so läuft es täglich in Büros
weltweit ab. Störungen im Arbeitsalltag lassen keinen echten
Arbeitsfluss entstehen. „Zurück bleibt bei vielen Arbeitnehmern das
Gefühl, den Anforderungen nie gerecht zu werden und nicht die eigenen
Aufgaben bearbeiten zu können, sondern größtenteils nur auf Zuruf zu
agieren“, so Utsch. „Mitarbeiter haben häufig den Eindruck, auf der
Stelle zu treten und nicht mit ihren Aufgaben voranzukommen.“ Die
Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin stellt in ihrem
Papier „Arbeitswelt im Wandel“ fest, dass viele Erwerbstätige von
Multitasking, starkem Termin- und Leistungsdruck sowie von Störungen und
Unterbrechungen bei der Arbeit betroffen sind. Unter diesen psychischen
Arbeitsanforderungen leiden die Arbeitnehmer – sie nehmen die
Bedingungen überwiegend als sehr belastend wahr.^[1] Dies bleibt nicht ohne Auswirkungen, Konzentration und Effizienz leiden darunter.

Unternehmen am Zug

Unternehmen
sind gefordert, einzugreifen: Es nützt wenig, Sportkurse zu bezahlen,
Obstkörbe zu spendieren und Präventionsprogramme zum Thema „Burnout“
anzubieten, wenn die Strukturen und die Bedingungen der Arbeit veraltet
sind. In der Realität beeinträchtigen die ständige Informationsflut und
die Unterbrechungen den Arbeitsprozess nachhaltig. „Da hilft kein
weiterer Kurs, sondern nur, die Prozesse und Arbeitsbedingungen im
jeweiligen Unternehmen genau unter die Lupe zu nehmen“, empfielt Utsch.
„Zu viele Störungen im Arbeitsfluss und permanentes Multitasking sind
kontraproduktiv. Nicht nur die einzelnen Mitarbeiter, auch die
Produktivität und Effizienz des ganzen Unternehmens leidet
schlussendlich darunter. „In nahezu allen Unternehmensarten und -größen
kann ein rollenbasiertes System die stressauslösenden Bedingungen
aufheben“, rät Consuela Utsch. „Ein auf Rollen ausgerichtetes System
sorgt für mehr Transparenz und Planbarkeit. Jeder Mitarbeiter weiß so,
wer sich zu welcher Zeit in welcher Rolle befindet und wann der
betreffende Mitarbeiter offen für Telefonate und andere Anfragen ist.“
So kommt es zu weniger Störungen im Arbeitsalltag – die vorhandene
Arbeitszeit lässt sich infolgedessen effektiver nutzen.

Produktivität und Effizienz

Die
Anforderungen des digitalisierten Zeitalters bieten für Unternehmen die
Chance, sich grundlegend zu reformieren. „Wenn Firmen die Verantwortung
für ihre Prozesse und Arbeitsbedingungen übernehmen, sind sie und ihre
Mitarbeiter gerüstet für die neue Arbeitswelt. Nutzen Unternehmen diese
Gelegenheit nicht aktiv, haben sie zukünftig das Nachsehen“, warnt Dr.
Utsch. Wenn die Mitarbeiter gute Arbeitsbedingungen vorfinden und eine
klare Rollenverteilung im Unternehmen gelebt wird, steigt automatisch
die Effizienz. Dies macht Unternehmen langfristig produktiver und
schützt gleichzeitig die Gesundheit der Mitarbeiter. Hierfür muss das
Anforderungsmanagement, Portfoliomanagement sowie das
Ressourcenmanagement gezielt gesteuert werden. Nur so kann eine
Veränderung der Abläufe zu einem grundlegenden Aufbrechen der oftmals
verkrusteten Prozesse führen. Denn besonders in Zeiten des
Fachkräftemangels ist jedes Unternehmen auf motivierte und gesunde
Arbeitskräfte angewiesen.

Weitere Informationen über die Acuroc GmbH und über die AQRO GmbH unter www.acuroc.de und www.aqro.eu